Вступ

Після виходу стандарту ISO 9001:2000, який містить вимоги до систем управління якістю (СУЯ), почала зростати популярність сертифікації СУЯ невеликих і середніх перекладацьких компаній за цим стандартом. У молодій системі управління якістю документи, як правило, становили набір файлів у форматі PDF, розкладених за кількома папками. Вихідні версії документів були написані у Word і зберігались у менеджера з якості. Випуску нової версії кожного документа передувала переписка з пересиланням документів, які доповнювалися в ході обговорення. Після завершення переписки менеджер із якості створював новий файл у форматі PDF, викладав його до загальнодоступного місця, міняв номер версії в реєстрі документів СУЯ та сповіщав усіх співробітників. Неабиякий клопіт.

Хоча така система зручна для зовнішніх аудиторів, вона не дуже підходить для «кінцевих користувачів» – самих співробітників компанії. У ній не вистачає звичних інструментів, властивих сучасним інформаційним системам, як-от пошук одразу за кількома документами, перехресні посилання, історія зміни документа тощо.

Придатність вікі для зберігання документів СУЯ

Якщо поставити питання про те, які із сучасних систем ведення документації придатні для цілей СУЯ, то стає зрозумілим, що потенційно підходять рішення таких типів:

  • система електронного документообігу;
  • Collaborative authoring system;
  • Wiki.

Група дослідників і розробників компанії Janus вивчила найбільш відомі та придатні для цілей СУЯ платформи зберігання документів з усіх трьох наведених вище категорій. Найбільш об’єктивно привабливими виявилися вікі-платформи, адже ідея простоти та доступності колективного авторства, що лежить в основі вікі, доволі співзвучна ідеї залучення всіх співробітників компанії до вдосконалення СУЯ.

Після ретельного дослідження та порівняння ми зупинили свій вибір на Mediawiki – платформі, на базі якої працює Wikipedia. Забігаючи наперед, скажемо, що, додавши до стандартної конфігурації низку доповнень, ми отримали платформу, яка майже повністю задовольняє наші потреби. Невирішені питання були або несуттєвими, або тимчасовими, але, у будь-якому випадку, переваги отриманої нами платформи значно перевершили її недоліки.

Основні вимоги стандарту ISO 9001 до документації СУЯ

Щоб пройти сертифікацію за стандартом ISO 9001, компанія має продемонструвати відповідність вимогам цього стандарту, зокрема в питанні документації СУЯ.

У поточній редакції ISO 9001:2015 вимоги до документації суттєво знизилися, тоді як у редакціях 9001:2000 та 9001:2008 вони були значно жорсткішими. Нижче розглянуто найбільш важливі з цих вимог.

  • To have Quality Manual.
    Платформа Mediawiki дає змогу значно спростити підтримку та оновлення Керівництва з якості за рахунок автоматичної генерації його розділів на основі вмісту інших документів СУЯ.
  • To have Quality Policy and Quality Objectives.
    Ці та інші обов’язкові для СУЯ документи легко підтримувати в актуальному стані. Щоб вони завжди були під рукою, посилання на них можна винести на головну сторінку СУЯ чи в область навігації.
  • To have Quality Records and to perform Control of them.
    Реєстр записів щодо якості легко реалізувати в окремому документі чи як документи спеціальної категорії, з яких можна автоматично «збирати» реєстр записів щодо якості.
    Самі записи щодо якості ми зберігаємо за межами вікі, оскільки вони тісно пов’язані з бізнес-процесами, які проходять через ERP-систему компанії. Проте в простому випадку записи цілком можна зберігати у вікі. Те саме стосується коригувальних і запобіжних заходів.
  • To perform Control of Documents.
    Оскільки платформа Mediawiki першочергово призначена для спільної роботи над документами, у ній приділено достатньо серйозну увагу контролю за версіями та відстеженню змін. Кожен документ має номер, що генерується автоматично, а також повну історію змін із зазначенням дати/часу, автора змін і його коментарів.
  • To perform Internal Audit.
    Очевидно, що онлайн-структура взаємопов’язаних електронних документів має переваги над пакетом файлів у форматі PDF або, тим паче, документів у паперовому вигляді. Завдяки цим перевагам СУЯ стає значно прозорішою та простішою для вивчення з точки зору аудиторів– як внутрішніх, так і зовнішніх.

Інші переваги вікі

Окрім того, що платформа Mediawiki становить цілісне багатофункціональне середовище для зберігання знань, вона володіє низкою інших переваг (вбудованих або реалізованих через доповнення), які додають їй привабливості. Для нас найкориснішими виявилися такі з них:

Пошук за всіма документами

Ввівши будь-яке поняття, ви миттєво отримуєте всі документи, у яких воно згадується. Тим, хто вміє користуватися пошуковою системою Google або подібними, це здається зрозумілим само собою. Але для тих, хто переходить від розрізнених документів до цілісної системи, це може здатися чудовою можливістю.

Історія змін

За кожним документом зберігається вичерпна історія змін, яка включає можливість візуального порівняння будь-яких двох версій.

Зручна система зовнішніх і внутрішніх посилань

За текстом документів можна надавати зовнішні посилання на сайти, а також внутрішні посилання на інші документи з точністю до розділу документа.

Підтримка будь-яких мов

У стандартній конфігурації підтримується можливість використовувати будь-які мови де завгодно, а також інтерфейс, локалізований багатьма мовами. Хоча всі сучасні ІТ-платформи за замовчуванням багатомовні, насправді часто виявляється, що підтримка багатомовності обмежена (наприклад, можуть бути проблеми зі знаками національних алфавітів у назвах документів, посиланнях, властивостях тощо).

Семантичне зв’язування документів (плагін Semantic Mediawiki)

Об’єднання документів за різними ознаками, створення списків документів. Наприклад, можна легко створити динамічний список усіх робочих інструкцій або документів, що застосовуються до певної посади, і вивести його як на окремій сторінці, так і вбудувати в будь-який інший документ.

Крім того, можна привласнювати документам певні властивості та виводити таблицю документів зі значеннями цих властивостей із кожного документа. Існує безліч можливостей, і єдине обмеження тут – це фантазія користувача.

Шаблони

Шаблони дають можливість вставити один і той самий вміст у різні документи. Під час зміни першоджерела автоматично оновлюється аналогічний вміст в усіх документах. Наприклад, використовуючи шаблон, можна легко додати стандартний титульний аркуш до документів одного типу.

Вставлення зображень із буфера обміну

Можливість зробити знімок екрана й відразу вставити його в статтю значно пришвидшує роботу автора порівняно із ситуацією, коли потрібно спочатку зберегти зображення, потім завантажити його до медіа-сховища платформи й лише тоді дати посилання на нього в статті.

«Друк» будь-якого документа в PDF

Іноді виникає потреба передати документ комусь, хто не має доступу до онлайн-документації СУЯ. У цьому випадку статтю легко «роздрукувати» в PDF, водночас макет сторінки та форматування автоматично буде перетворено в оптимальне для друку представлення даних, а меню та інші елементи інтерфейсу, властиві сайту, будуть приховані.

Можливість авторизації користувачів через Active Directory

Приємна перевага для ІТ-відділу компанії – можливість налаштувати авторизацію користувачів через контролер домену та не витрачати час на додаткове адміністрування користувачів платформи.

Висновки

Стандарт ISO 9001 розглядає систему управління якістю як певну управлінську інфраструктуру компанії, а співробітників компанії – не лише як користувачів, але і як активних авторів цієї системи.

На вікі всі співробітники можуть легко знаходити потрібну інформацію та переглядати актуальну версію документа, а також попередні й «робочі» версії, які ще не затверджено. Вони також можуть будь-коли вносити виправлення та доповнення в документи. Власникам документів залишається лише переглядати, приймати чи відхиляти виправлення та ініціювати випуск нових версій документів у міру накопичення критичної маси виправлень.

Таким чином, вікі-підхід до зберігання знань дає змогу не лише реалізовувати базові вимоги стандарту ISO 9001 у документації СУЯ, але й виконувати набагато більше завдання. А отже, з великою ймовірністю забезпечити результативність і підвищити ефективність роботи організації.

Дмитро Уланов, технічний директор Janus Worldwide